Manual ADempiere: Compras – Parte 2

6.- Órdenes de Compra desde Requisiciones.

6.1 Requisición:

Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opción se encuentra en el menú en el árbol de Compras (Requisición-a-Factura) se debe hacer clic en la opción Requisición:

Figura 18. Ventana Requisición

La ventana Requisición consta de 3 pestañas que son: Requisición, Línea de Requisición y Órdenes de Compra. Desde la pestaña Requisición se configura la información básica de la requisición como se muestra en la figura 18. Cuando se crea una nueva pestaña debe diligenciar la siguiente información: el tipo de documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se debe escoger Purchase Requisition (Requisición de compra), el usuario que indica quien realiza la requisición, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacén que indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra.

Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el sistema genere automáticamente el número. Los campos Descripción y Ayuda son utilizados para ingresar información adicional sobre la requisición, y no es necesario llenaros para crear una requisición. Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaña Línea de Requisición como se indica en la figura 19.

Figura 19. Pestaña Línea de Requisición

Es necesario definir la siguiente información:

• Producto: indica el artículo que se va a comprar. Es necesario seguir el procedimiento explicado en el capítulo 5 para escoger el producto en las líneas de la orden.

Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es buscado en el panel de búsqueda de productos que los parámetros de lista de precio y almacén coincidan con los colocados en la cabecera de la requisición (pestaña Requisición). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de compra desde la requisición.

• Cantidad: cantidad a solicitar.
  
• Descripción: permite el ingreso de información adicional del producto a solicitar. No es necesario llenarlo.
  

Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear nuevos registros. Para completar el proceso de requisición es necesario hacer clic sobre el botón

Completar desde la pestaña

• Requisición
  

Nota: La pestaña Órdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a partir de la requisición observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada una orden de compra desde la requisición.

6.2.- Generación de Orden de Compra desde Requisición

Una vez terminada la requisición, para generar una Orden de Compra desde la requisición, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un proveedor, lo cual se verifica desde el menú principal en el árbol de gestión de materiales -> reglas de gestión de materiales -> Producto, como se indica en la figura 20.

Figura 20. Menú Gestión de Materiales

Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el menú Editar -> Encontrar Registro () de la barra de herramientas. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 21.

Figura 21. Encontrar Registro

El producto se puede buscar a través de la llave (Código de identificación), nombre y/o descripción del producto. Al ingresar los parámetros deseados presionamos el botón OK ().

Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parámetros vacíos, para que nos muestre todos los productos creados para así buscar entre estos el producto desea. Una vez se ha localizado el producto, entonces sí, se verifica que el producto tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaña compras en la ventana productos que se muestra en la figura 22.

Figura 22. Pestaña Compras de Ventana Productos

El proveedor está asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el producto y es necesario crear el registro.

Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al árbol Compras (Requisición-a-Factura), y abrir la opción Crear OC desde Requisición, como se indica en la figura 23.

Figura 23. Proceso Crear OC desde Requisición

Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisición, se despliega la ventana que se muestra en la figura 24.

Figura 24. Proceso Crear OC desde Requisición

Si se desea procesar solo una requisición, es necesario seleccionar la requisición a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo Requisición de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no tienen órdenes de compra asociadas.

Se requiere diligenciar los siguientes campos:

• Organización
  
• Almacén: en el que se almacenarán los productos
  
• Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho proveedor.

Si no está seleccionado generara una orden de compra por producto requerido. Los demás campos son opcionales. Para completar el proceso se hace clic sobre el botón Comenzar, cuando aparece la ventana que se muestra en la figura 25, donde se visualiza el código y el total de la orden generada.

Figura 25. Impresión OC desde Requisición

Aprobación de la Orden de Compra.

La orden de compra generada tiene diligenciada la información que se ha suministrado desde la requisición, se recomienda revisarla y suministrar la información faltante. Por último se debe hacer clic sobre el botón Procesar y se cambia la acción en el documento a Completar para finalizar el proceso.

7.- Recibo de Material.

La recepción de los productos se lleva a cabo desde la opción Recepción de Producto, ubicada en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura), y hacer clic sobre esta como se indica en la figura 26.

Figura 26. Ventana Recibo de Productos

Al hacer clic sobre la opción recibo de productos, se despliega la ventana que se muestra en la figura 26 que consta de las siguientes pestañas: Recibo de material, Línea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas. Desde la pestaña Recibo de Material se configura la información básica de la recepción del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente información:

· Tipo de Documento: se debe escoger MM Receipt.

· Tercero: se refiere al proveedor.

· Almacén: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados.

· Comprador: indica quien realizo la compra.

· Regla de Costo de Flete: desde aquí se indica que método se usa para cargar los fletes.

· Crear Desde: Al hacer clic sobre este botón se despliega la ventana que se muestra en la figura 27. Es necesario especificar desde que tipo de documento se está recibiendo, si es una orden de compra o una factura de proveedor.

Figura 27. Ventana Entrega/ Recibo…Crear desde

Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botón OK ().

Desde la pestaña Línea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir, los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como se indica en la figura 28.

Figura 28. Pestaña Línea de Recibo

Desde esta ventana se verifica la siguiente información: Producto se refiere al producto recibido, ubicación indica la ubicación en el almacén donde se va a recibir el producto, cantidad indica la cantidad especificada en la orden de compra, y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad no es editable, y es llenada después de realizado el procedimiento de confirmación. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario, cuentas contables y facturación.

El proceso de recepción se completa haciendo clic en el botón procesar escogiendo la opción completar (), desde la pestaña Recibo de Producto.

Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botón No Aplicado (). El mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo.

Confirmaciones:

Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una confirmación del mismo, haciendo clic sobre el botón Crea Confirmación () de la pestaña Recibo de Material, de allí se despliega la ventana que se muestra en la figura 29.

Figura 29. Ventana Crea Confirmación

Se escoge el tipo de confirmación que se desea hacer, para este caso se debe seleccionar Confirmación Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botón OK, al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material se muestra el código de la confirmación creada.

Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es necesario completar primero la confirmación antes de completar este.

8.- Facturas del Proveedor

El procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opción Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura). Esta ventana se muestra en la figura 30.

Figura 30. Ventana Factura CxP.

Es posible crear las facturas de dos maneras:

a. Automática desde un Recibo de Producto:

Las facturas se generan de forma automática haciendo clic en el botón Generar Facturas desde Recibos (), ubicado en la pestaña Recibo de Material de la Ventana Recepción de Producto. La factura puede visualizarse desde la ventana Facturas (Proveedor).

b. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuación. Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en la figura 30 se crea un nuevo registro y se configura la siguiente información:

· Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice.

· Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra.

· Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la compra.

· Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra.

· Como se pagara la factura: indica la forma de pago.

La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo. Haciendo clic sobre el botón Crear Desde (). Donde se despliega la ventana que se muestra en la figura 31.

Figura 31. Ventana Factura CxP.

Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a facturar y se presiona el botón OK ().

Los productos a facturar se verifican desde la pestaña Línea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botón procesar escogiendo la opción del documento Completar ().

Para visualizar la factura impresa, se debe hacer clic sobre el botón Vista Preliminar () y para Imprimirla sobre el botón Imprimir ().