1.- Definición: ERP, es el acrónimo en inglés de Enterprise Resource Planning, es decir, Planificación de Recursos de la Empresa, conocido también como, Sistemas Empresariales, Sistemas Integrales de Empresa o Sistemas Integrados de Gestión (Ragowsky y Somers, 2002; Escobar y Rocha, 2003).
Una primera definición de ERP, más bien de carácter operacional, la encontramos en la asociación American Production and Inventory Control Society (APICS), que los define como “un método para la efectiva planificación y control de todos los recursos necesarios para tomar, producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compañía de manufactura, distribución o servicio”. (Rashid, 2002).
A través de los años, muchos autores los han definido asociándolos a sus características esenciales (Davenport; 1998; Holland y Light, 1999; Skok y Legge, 2002). Basados en estos trabajos, podemos definir a los ERP como: “una extensa solución comercial de software empaquetado, compuesto de varios módulos configurables que integran firmemente y en un solo sistema las actividades empresariales nucleares – finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena de abastecimiento, gestión de clientes – a través de la automatización de flujos de información y el uso de una base de datos compartida. Incorporando en este proceso las mejores prácticas para facilitar la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo y logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales”.
Además también podemos decir que, un ERP es un sistema estructurado, basado en el concepto de una solución completa e integral, que permite a una empresa automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos, producir y acceder a la información en un ambiente de tiempo real. Brindan soluciones prácticas a problemas reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios. Actualmente, su implementación ha adquirido un apogeo significativo, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios y minimizar sus costos.
El Padre de la Reingeniería, Michael Hammer, sostiene que: “un Sistema ERP reinventa el negocio y, por ello, la verdadera razón para implementarlo no es tecnológica, sino de negocios”.
2.- Estructura Básica de un ERP:
Son varias las empresas en TI que diseñan, desarrollan y comercializan estas soluciones, y aun existiendo diferencias en el producto final presentan cierta estructura básica común entre ellas. Estas son las siguientes:
2.1.- Plataforma de Hardware:
La plataforma - configuración y homologación de las máquinas - más recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestión integrada - es la plataforma de la Arquitectura Cliente/Servidor.
A.- Arquitectura Cliente / Servidor: La tecnología de los sistemas ERP, se basa en la arquitectura cliente / servidor, en la que un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a varios usuarios simultáneamente (clientes). Esto significa que el usuario del sistema (cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) que accede a la información de una base de datos única (servidor). El banco de datos interacciona con todos los aplicativos del sistema. De esta forma, se elimina la redundancia de información y redigitación de datos, lo que asegura la integridad de la información obtenida. Es montado sobre una base de datos central interaccionando con los distintos módulos de la arquitectura ERP, dentro de una visión logística de administración de recursos, estando en un extremo los clientes y en el otro los proveedores.
Figura: Arquitectura Cliente/Servidor
B.- Proceso Cliente: Como ya se ha establecido, los clientes demandan servicios de los servidores de diversos tipos. Se le conoce con el término front-end. El proceso cliente realiza una consulta, el proceso servidor le envía las tablas resultantes de la consulta y el proceso cliente las interpreta y muestra el resultado en pantalla.
Físicamente, los clientes pueden ser PC, computadores o artefactos de red (más simples que los PC), agendas, teléfonos, etc. El factor común de éstos es que los servicios se requieren usando las mismas tecnologías: HTTP, WAP, TCP/IP, HTML, HDML, Java y otros, a partir de un browser o equivalente.
La tendencia de los clientes, en un Sistema ERP, es mantener la menor cantidad posible de código –en la idea de cliente delgado– demandando a los servidores los programas a ejecutarse para otorgar un determinado servicio a un usuario o pidiendo la ejecución del código en el mismo servidor.
Una tecnología que facilita la primera posibilidad es la de las Applets en Java. Alternativamente a Java, se pueden utilizar Java Script, VBScript y otros lenguajes.
C.- Proceso Servidor: Al hablar de un "servidor", nos referimos al proceso encargado de atender a múltiples clientes que hacen peticiones de algún recurso administrado por él. Se le conoce con el término back-end. El servidor normalmente maneja todas las funciones relacionadas con la mayoría de las reglas del negocio y los recursos de datos. Controla el acceso de los usuarios del ERP, desde una red local (empresa) o de Internet, acepta y procesa los requerimientos de bases de datos que hacen los clientes, formatea datos para trasmitirlos a los clientes, procesa la lógica de la aplicación y realiza validaciones a nivel de bases de datos. En general proporciona determinados servicios e información, de acuerdo al nivel del usuario. Puede darse el caso que un servidor actúe a su vez como cliente de otro servidor. Un servidor, lleva un equipamiento de prestaciones más avanzadas que un equipo de sobremesa y sobre todo incorpora un sistema operativo de servidor (Windows o Linux).
Existen numerosos tipos de servidores, cada uno de los cuales da lugar a un tipo de arquitectura Cliente/Servidor diferente.
2.2.- Componentes Básicos C/S a Nivel de Software:
Los componentes básicos de software o capas, se refieren a las partes lógicas en que se divide la aplicación, no al número de ordenadores. Por ejemplo, la Capa de Lógica y de Datos pueden estar físicamente en un mismo ordenador, o pueden coexistir múltiples ordenadores en la Capa de Lógica, conectados a otro ordenador que gestiona la base de datos.
Un ERP desde el punto de vista lógico, está dividido en al menos 3 capas al proporcionar seguridad, alta disponibilidad, y escalabilidad:
A.- Capa de Presentación:
Tiene que ver con la presentación al usuario de un conjunto de objetos visuales y con llevar a cabo el procesamiento de los datos producidos por el mismo y los devueltos por el servidor.
B.- Capa Lógica de Aplicación:
Esta capa es la responsable del procesamiento de la información que tiene lugar en la aplicación.
Una capa de aplicación, gestiona la lógica de negocio. Es una máscara entre el paquete de gestión y sirve de puente entre la capa de presentación y el sistema de base de datos, para que conversen entre sí de modo más dinámico y seguro; ya que, de acuerdo al tamaño de la empresa, al número de accesos y de personas que lo utilizan, el uso de una base de datos centralizada podría traer consecuencias de desempeño.
C.- Capa de la Base de Datos:
Está compuesta de los archivos que contienen los datos de la aplicación.
D.- Arquitectura Cliente-Servidor de Tres Capas:
Consiste en una capa de la Presentación, otra capa de la lógica de la aplicación y otra capa de la base de datos. Normalmente esta arquitectura se utiliza en las siguientes situaciones:
- En aplicaciones donde la funcionalidad este en constante cambio.
- Cuando los procesos no están relativamente muy relacionados con los datos.
- Cuando se requiera aislar la tecnología de la base de datos para que sea fácil de cambiar.
- Cuando se requiera separar el código del cliente para que se facilite el mantenimiento.
- Esta muy adecuada para utilizarla con la tecnología orientada a objetos.
Figura: Cliente/Servidor de Tres Capas
E.- Especificación Funcional:
La Tecnología C/S, soporta las siguientes funciones básicas para un sistema ERP:
- Logueo y Autentificación de Usuarios.
- Autorizaciones y niveles de privilegios.
- Automatización, integración y coordinación de flujos de procesos
- Seguridad y privacidad de los datos
- Protección de Recursos.
3.- Características Principales de un ERP:
3.1.- Modularidad.
Un sistema ERP, es una solución informática integral que está formada por unidades interdependientes denominadas Módulos: Los primeros y fundamentales son los denominados Módulos Básicos, estos son imprescindibles y alrededor de los cuales se agregan los otros módulos opcionales, llamados Módulos Verticales, que no se requieren obligatoriamente y se agregan para incorporar nuevas funciones al sistema ERP. Los Módulos Verticales, son diseñados específicamente para resolver las funciones y procesos del negocio de un sector económico específico.
Los Módulos de los Sistemas ERP, son independientes entre sí, pero que a la vez están comunicados, lo que permite una gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos. Los principales módulos de los sistemas ERP son: Contabilidad Financiera, Contabilidad de Gestión, Gestión del proyecto, Gestión del Flujo de Trabajo, Logística, Producción, Recursos Humanos, Ventas y Marketing.
- Módulo Financiero Contable (FI), para centralizar la información Financiera de la empresa y centralizar la información para generar reportes para gerencia y contabilidad.
- Módulo de Recursos Humanos (HR), para llevar la nómina de empleados, puede o no tener funcionalidad de pago de sueldos (Payroll)
- Módulo de Producción (PR), para controlar la producción, estándares de calidad, procedimientos de fabricación. Puede incluir funcionalidad de seguimiento al ciclo de vida del producto (PLM)
- Módulo de Gestión de Logística (SCM), para llevar el pulso de los inventarios, mantener controlados los costos de almacenaje, disparar compras automáticas al bajar el stock
- Módulo de Gestión de Ventas y Clientes (CRM), para registrar la actividad realizada con los clientes, lo que han comprado para analizar su comportamiento.
4.2.- Base de Datos Centralizada
Los Sistemas ERP, poseen Data Warehouse, que asegura la integridad de datos e información entre los distintos departamentos de la organización, significa mayor complejidad en la conducción de los procesos de negocios. Un ejemplo de la integración entre los sistemas es cuando una orden de compra - que es incluida una sola vez - dispara información para otros módulos y bases de datos tales como stock de piezas, manufactura, logística, etc., y aquella orden es seguida y acompañada en toda su extensión, hasta que finaliza, normalmente, con el pago de la factura. Todo sin redundancia o superposición de información.
Figura Nro 3: Estructura del Sistema ERP
4.3.- Integral
Permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
4.4.- Elevado número de funcionalidades.
Los sistemas ERP poseen un elevado número de funcionalidades lo que permite abarcar prácticamente la totalidad de los procesos de negocio de la mayoría de las empresas.
4.5.- Grado de abstracción.
El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos empresariales sin conexión entre ellos.
4.6.- Adaptabilidad.
Son sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio.
4.7.- Orientación a los Procesos de Negocio.
Desde el punto de vista del diseño de los sistemas ERP, todas sus funcionalidades están organizadas utilizando un modelo de referencia o descripción a alto nivel de sus funcionalidades de acuerdo a la lógica del negocio mediante alguna herramienta de modelación de procesos de negocio. De esta manera el usuario obtiene una vista unificada del negocio, con procesos que involucran a toda la organización y no solo a unos cuantos departamentos o unidades tratados como islas. Debe tener procesos internos que soporten las prácticas líderes mundiales.
4.8.- Tiempo real.
Las transacciones y procesos se ejecutan al instante.
4.9.- Simulación.
Permiten ver el impacto de un plan de producción o de un presupuesto financiero sobre diferentes partes de la empresa (por ejemplo, sobre el inventario o la tesorería) o sobre ahorro de tiempo y dinero.
4.10.- Trazabilidad.
Es fundamental en el control de calidad de la empresa, le da la capacidad para controlar cada lote de artículos, clasificados por:
- Componentes concretos utilizados en su producción.
- Centros de trabajo y operarios.
Además, es útil en el seguimiento de partidas defectuosas.
4.11.- E-business.
E-business, es una gran oportunidad de negocio a través de Internet. Permite comunicaciones en línea, internas y externas (EDI), con un formato normalizado entre los diferentes sistemas informáticos que participan en una transacción comercial. Los Sistemas ERP Web, no requiere un lado cliente en la instalación, solo hacen un cruce de programa y mantenimiento central. Se puede acceder a ellos, a través de un Navegador Web.
Permite a las empresas aprovechar la integración de la cadena de valor con sus procesos clave. Integra y afianza las relaciones entre las empresas, al tiempo que ofrece una mayor variedad de opciones en la selección de proveedores.
Las tres áreas del comercio electrónico actual que ofrecen un retorno más inmediato y capitalizable sobre la inversión son:
- Mercadeo y Ventas en Internet. B2C: Comercio electrónico de empresa a consumidor.
- Manejo de funciones administrativas básicas en línea. (Comercio electrónico de empresa a empleado).
- Racionalización de la cadena de abastecimiento. B2B: Comercio electrónico de empresa a empresa.
E-Business, está enfocado en acercar clientes a los Websites. En el futuro, las empresas buscarán inteligentemente a los clientes basándose en perfiles del comprador. El concepto de personalización masiva, madurará, permitiendo a los visitantes tener una experiencia propia en sus tiendas On Line, de acuerdo con sus preferencias e intereses, de modo de lograr un alto nivel de armonización entre oferta y demanda.
4.12.- Universalidad.
Al ser un software de tipo World Class, un ERP puede ser usado por cualquier organización. Sin embargo, hay proveedores de Sistemas ERP para algunas industrias específicas.
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