Manual ADempiere: Compras – Parte 1

El proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisición hasta el pago a los Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos como se indica en la figura 1. Entre estos subprocesos se encuentran: la requisición, la generación de la orden de compra, la recepción del material, la facturación y los pagos a proveedores (en efectivo o a crédito).

Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos también se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobación de un empleado. También es posible omitir alguno de ellas.

Figura 1. Diagrama del Proceso de Compras

El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el árbol Compras (Requisición-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual puede ser generada manualmente o desde una requisición. Una vez realizada la orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura al proveedor y por último se realiza el pago. El menú de Compas se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Menú de Compras

1.- Asunto SCP:

Un Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aquí se definen las operaciones y los responsables de las cotizaciones.

El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opción que se encuentra en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura), haciendo clic sobre la opción Asunto de SCP. En la figura 3 se muestra la ventana de Asunto SCP.

Figura 3. Ventana Asunto de SCP

Se destacan tres pestañas de la ventana Asunto de SCP, estas son: Asunto, Suscriptor y Restricción.

Asunto: En el asunto se debe especificar el encabezado de la cotización, para lo cual se requiere de la siguiente información: El nombre de la Organización, Un Nombre que identifique la cotización y una Descripción del asunto, como se indica en la figura 3.

Suscriptor: Desde esta pestaña se definen los proveedores que responderán a las cotizaciones realizadas. En la figura 4 se visualiza la pestaña Suscriptor. Es necesario definir la información del Tercero.

Figura 4. Pestaña Suscriptor

Restricción: Desde la pestaña Restricción se definen los productos a los cuales un proveedor responderá cuando se realice una cotización asociada al asunto tratado. Es necesario definir la información de los productos.

Figura 5. Pestaña Restricción

2.- Solicitud a Cotización del Proveedor SCP (RFQ)

Una vez definido el asunto, se crea la cotización en el árbol principal en Compras (Requisición-a-Factura), haciendo clic sobre el botón SCP (RfQ). En la figura 6 se indica la ubicación y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotización.

Figura 6. Ventana SCP

La ventana SCP o Solicitud de Cotización a Proveedores consta de las siguientes tres pestañas: SCP (RFQ), Línea y Cantidad. En la figura 6 se destaca la pestaña SCP (RFQ) y la información requerida.

Entre estos campos se encuentran: Un Nombre que identifique la cotización, un Representante Comercial realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha definido la información de básica de la Solicitud de Cotización, se deben definir las líneas de la cotización, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la pestaña Línea como se indica en la figura 7.

Figura 7. Pestaña Línea SCP

Luego de haber definido los productos, desde la pestaña Cantidad se define la cantidad que se va a cotizar del producto; como se indica en la figura 8. Deben definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ) Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio patrón se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluirá la cotización del producto.

Figura 8. Pestaña Cantidad SCP

Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaña SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar.

Desde esta ventana se presiona el botón Crea e Invita (
) para conocer el número de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda

El número de respuestas creadas dependerá del número de proveedores agregados en el asunto.

Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la transacción de compras, se debe hacer clic sobre el botón Valuación de Respuestas (), para validar si las órdenes de compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o éxito en la parte inferior izquierda de la ventana.

· Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que aun no hemos definido a quien comprar que producto.

· Mensaje de éxito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se respondió a una cotización.

· # <número de respuestas generada>: Indica que completaron todas respuestas.

Luego de verificar, desde esta pestaña se ingresa información del tercero al cual se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado.

Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botón Crear Orden de Compra (), y se despliega la ventana que se muestra en la figura 9.

Desde este proceso se pueden crear órdenes de compra para las repuestas.

Figura 9. Crea Orden de Compra

Al hacer clic sobre el botón OK ( ) se genera el mensaje que se muestra en la figura 10, en el cual aparece el código de la orden de compra generada.

Figura 10. Mensaje Orden de Compra.

3.- Respuestas de Solicitud de Cotización a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.

Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se le va a realizar la compra según las cotizaciones. Esta opción se encuentra en el árbol principal en el menú Compras (Requisición-a-Factura), y abrir la opción SCP (RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en la figura 11.

Figura 11. Ventana SCP (RFQ) Respuestas

La ventana SPC (RFQ) Respuesta consta de las pestañas respuesta, línea de respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en la ventana de Respuesta SCP (RfQ) que indica el número de la cotización que género la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotización que género la respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotización, Moneda indica la moneda en la que se llevo a cabo la cotización, Ganador Seleccionado indica si toda la compra se le hará a este proveedor, si se selecciona este campo está seleccionado no hacen caso las selecciones de línea. Desde la pestaña Línea de Respuesta se seleccionan los productos y las cantidades que se van a comprar al proveedor, aquí se muestran los productos que se han cotizado, como se indica en la figura 12. Deben definirse los campos Respuesta SCP (RfQ) que presenta el número del documento de cotización y el producto cotizado en la línea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaña Respuesta.

Figura 12. Pestaña Línea de Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

El precio del producto cotizado se define desde la pestaña Cantidad de Respuesta. Como se indica en la figura 13. Es necesario definir los siguientes campos: Línea de la respuesta que indica el número de la cotización y el producto cotizado, la Cantidad de Línea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el % Descuento que indica el descuento aplicado.

Figura 13. Pestaña Cantidad Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

Una vez se ha diligenciado la información de la pestaña Cantidad de Respuesta desde la pestaña Respuesta se debe hacer clic sobre el botón Completar Verificación () para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

4.- Orden de Compra (Manual)

En Adempiere es posible generar órdenes de compra de forma manual, sin necesidad de haber hecho previamente una requisición. La opción se encuentra en el árbol principal en el menú Compras (Requisición-a-Factura) y hacer clic en la opción Órdenes de Compra como se indica en la figura 14.

Figura 14. Ventana Orden de Compra.

En la pestaña Orden de Compra se configura la información básica de la orden, relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar la siguiente información: Tipo de Documento aquí se debe especificar el tipo de orden a realizar, para este caso se debe seleccionar "Purchase Order" u Orden de Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic sobre el botón (); luego se despliégala ventana que se muestra en la figura 15.

Figura 15. Ventana Información Socio de Negocio.

Es posible filtrar la búsqueda de los terceros diligenciando la información que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 15. Marcando la opción Solamente Proveedores simplifica la búsqueda a únicamente los terceros que son proveedores. Haciendo clic sobre el botón Refrescar () u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botón OK ().

Para completar la información de la orden de compra, además del tercero se debe suministrar la siguiente información:

· Dirección del Tercero: dirección definida que tiene el proveedor.

· Almacén: Indica en que bodega será almacenado el producto una vez recibido.

· Prioridad: Indica la prioridad del documento.

· Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra.

· Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema)

· Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crédito, etc.). Para cambiar la forma de pago se debe presionar el botón y se selecciona la forma de pago.

· Termino de pago: Aquí se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos.

Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaña Líneas del Producto como se indica en la figura 16.

Figura 16. Línea de Orden Compra

Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a comprar, desde la opción Producto haciendo clic sobre el botón (). Se despliega la ventana que se muestra en la Figura 17, donde se despliega un listado de productos.

Figura 17.Información del Producto

Es posible filtrar la búsqueda de los productos diligenciando la información que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 17. Haciendo clic sobre el botón Refrescar () u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botón OK ().

Para completar la información de la orden de compra, además del tercero se debe suministrar la siguiente información requerida:

· Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto.

· Precio: Indica el precio a pagar por el producto.

· Impuesto: Aquí se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado.

· % Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra.

El resto de la información no es requerida. Si se desea agregar más de un producto a la orden se debe agregar una nueva Línea de orden de Compra.

Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botón Completar () desde la pestaña orden de compra para aprobar la orden de compra.